Kenapa Integrasi dengan SIAKAD Penting, Bukan Menggantikannya

Ada satu kesalahan yang cukup sering terjadi ketika kampus mengevaluasi sistem assessment atau ujian baru: menganggap sistem itu harus menggantikan SIAKAD, atau sebaliknya, menolak sistem baru karena dianggap akan bentrok dengan SIAKAD yang sudah berjalan. Dua-duanya keliru. SIAKAD dan sistem assessment mengurus hal yang berbeda, dan justru karena berbeda itulah keduanya perlu bisa saling terhubung — bukan saling menggantikan.

Dua Sistem, Dua Tujuan Berbeda

SIAKAD adalah tulang punggung administrasi akademik kampus: data mahasiswa, KRS, jadwal kuliah, presensi, transkrip resmi, dan proses-proses birokrasi yang terikat aturan universitas dan Kemdikbudristek. Sistem ini biasanya sudah dipakai bertahun-tahun, terintegrasi dengan proses administratif yang kompleks, dan mengganti SIAKAD bukan keputusan yang bisa diambil ringan — risikonya besar dan biayanya tinggi.

Sistem assessment, di sisi lain, fokus pada hal yang jauh lebih spesifik: bagaimana ujian dan latihan dirancang, dinilai, dan dianalisis sampai ke level kompetensi. Ini bukan wilayah yang biasanya ditangani mendalam oleh SIAKAD, yang lebih berorientasi pada pencatatan nilai akhir ketimbang proses penilaian itu sendiri. Ketika kedua sistem ini berjalan terpisah tanpa saling terhubung, yang terjadi biasanya kerja duplikat: data mahasiswa diinput dua kali, nilai akhir dipindah manual dari sistem assessment ke SIAKAD lewat rekap Excel, dan risiko kesalahan input jadi lebih tinggi karena prosesnya manual.

Kenapa Integrasi Jadi Pertanyaan yang Wajib Diajukan

Bagi kampus yang sedang mengevaluasi sistem assessment baru, pertanyaan yang perlu diajukan ke vendor bukan "apakah sistem ini bisa menggantikan SIAKAD kami" — jawabannya seharusnya selalu tidak, dan kalau vendor menjawab iya, itu justru tanda peringatan. Pertanyaan yang lebih relevan: bagaimana data mengalir antara dua sistem ini? Apakah data mahasiswa perlu diinput ulang secara manual, atau bisa diimpor dari data yang sudah ada di SIAKAD? Apakah nilai akhir dari sistem assessment bisa diekspor dalam format yang mudah dipindahkan ke SIAKAD, atau harus disalin manual satu per satu?

Tingkat integrasi ini bertingkat, dan tidak semua kampus butuh tingkat yang paling canggih di awal. Level paling dasar adalah ekspor-impor manual lewat file — nilai dari sistem assessment diunduh sebagai spreadsheet, lalu diunggah ke SIAKAD oleh admin. Ini memang masih ada langkah manual, tapi jauh lebih cepat dan minim kesalahan dibanding menyalin angka satu per satu dari layar ke layar. Level yang lebih tinggi adalah sinkronisasi otomatis lewat API — data mengalir dua arah tanpa campur tangan manual sama sekali. Level ini yang paling ideal untuk kampus besar dengan volume mahasiswa tinggi, tapi juga yang paling kompleks untuk dibangun dan dipelihara oleh kedua belah pihak.

Yang Perlu Dicek Sebelum Percaya Klaim "Terintegrasi dengan SIAKAD"

Klaim "terintegrasi dengan SIAKAD" dari vendor mana pun perlu diverifikasi, bukan diterima begitu saja. Tanyakan secara spesifik: integrasi ini sudah berjalan di kampus lain yang memakai SIAKAD sejenis dengan kampus Anda, atau masih rencana pengembangan? SIAKAD di Indonesia sendiri tidak seragam — ada yang dikembangkan internal kampus, ada yang memakai vendor seperti SEVIMA atau sistem serupa, dan masing-masing punya struktur data serta API yang berbeda. Integrasi yang berjalan mulus dengan satu SIAKAD belum tentu langsung berjalan sama mulusnya dengan SIAKAD lain tanpa penyesuaian.

Hal lain yang perlu ditanyakan: siapa yang bertanggung jawab menjaga integrasi tetap berjalan kalau salah satu sistem melakukan update besar? Integrasi antar sistem bukan pekerjaan sekali bangun lalu selesai selamanya — API bisa berubah, struktur data bisa direvisi, dan tanpa kejelasan siapa yang memelihara koneksi ini, integrasi yang tadinya berjalan bisa diam-diam berhenti bekerja tanpa disadari sampai muncul masalah data.

Menyiapkan Data Sebelum Integrasi Otomatis Tersedia

Terlepas dari sejauh mana integrasi otomatis dengan SIAKAD sudah dibangun vendor mana pun, ada langkah yang bisa dilakukan kampus sendiri untuk mempermudah proses ekspor-impor manual sementara ini — dan langkah ini juga mempermudah integrasi otomatis kalau nanti tersedia. Yang paling mendasar adalah konsistensi identitas mahasiswa: pastikan NIM yang dipakai di sistem assessment persis sama formatnya dengan yang tercatat di SIAKAD, termasuk penulisan huruf besar-kecil dan karakter khusus. Kedengarannya sepele, tapi ketidakcocokan format NIM adalah penyebab paling umum data gagal tersinkron saat dipindahkan antar sistem, entah manual maupun otomatis.

Langkah kedua adalah menyepakati format ekspor nilai yang konsisten dari awal — kolom apa saja yang dibutuhkan SIAKAD untuk menerima input nilai, urutan kolom, dan format angka (apakah skala 0-100, skala huruf, atau skala 4.0). Kalau format ini disepakati sejak awal dengan bagian akademik, proses ekspor-impor manual jadi jauh lebih cepat dan minim kesalahan dibanding harus menyesuaikan format setiap kali menyetor nilai.

Langkah ketiga, yang sering diabaikan: tentukan siapa di kampus yang bertanggung jawab menjadi penghubung antara tim akademik dan tim yang mengelola sistem assessment kalau terjadi ketidaksesuaian data. Tanpa penanggung jawab yang jelas, masalah kecil seperti data mahasiswa yang belum terdaftar di salah satu sistem bisa berlarut-larut karena tidak ada yang merasa itu tanggung jawabnya untuk menyelesaikan.

Lesan dan SIAKAD Hari Ini

Untuk transparansi: Lesan saat ini belum menyediakan integrasi otomatis dengan SIAKAD kampus mana pun — ini masih berada di tahap rencana pengembangan API publik untuk integrasi dengan sistem informasi akademik eksisting, belum tersedia untuk dipakai. Yang sudah berjalan adalah impor data massal lewat CSV untuk siswa dan bank soal, serta ekspor laporan yang bisa dipakai admin institusi untuk keperluan administratif lain — tapi ini masih proses semi-manual, bukan sinkronisasi otomatis dua arah dengan SIAKAD.

Tujuan artikel ini bukan mengklaim kemampuan yang belum ada, tapi membekali kampus dengan cara berpikir yang tepat saat mengevaluasi sistem assessment mana pun — termasuk Lesan sendiri di masa depan. Kalau kampus Anda sedang dalam tahap evaluasi vendor, jadikan pertanyaan soal integrasi SIAKAD sebagai bagian standar dari due diligence, dan minta bukti konkret bukan sekadar janji di brosur penjualan.